Office 365 環境でのファイル管理には SharePoint Onlineや OneDrive for Businessを利用します。 Microsoft Teams を使う場合でも Yammer を使う場合でもファイル格納場所は SharePoint が中心です。 また場合によっては Microsoft Flow を組み合わせた処理の自動化も可能です。ただ、Teams や SharePoint , OneDrive など様々なツールがある中で何をどういう目的で使い分けるといいのかを悩むことも少なくありません。 Microsoft Flow を使った処理の自動化といっても具体的にどんなことができるのかを確認する時間もなかなか取れない という方も少なくないでしょう。
ファイル管理を行うとき立場は大きく分けると次の "ファイル作成者"、"ファイル閲覧者"、"ファイル管理の 全体の管理者" に分かれます。ファイル作成者の立場を考えると、ファイルを作成するということは、 多くの場合「情報を収集」⇒「情報の整理」⇒「情報の公開(権限管理も含む)」するという作業の流れになるでしょう。 この時に重要なのはどのように公開すると必要な人に閲覧してもらえるかという点です。 また共有されたファイルを利用する閲覧者側は「いかに素早く欲しい情報にたどり着けるか」が重要です。 さらに管理者の観点では「ファイルのライフサイクル」を考え、不要になったファイルは速やかに削除する ことまで視野に入れておく必要があります。
この研修では各立場に立って、Office 365 で提供されるファイル管理に利用できる様々な機能をどう使い分け、 またどう組み合わせるとよいのかを受講者からの質疑応答を踏まえながら説明していきます。
※新機能の登場などにより、内容の一部は予告なく変更することもあります。あらかじめご了承ください。