Microsoft 365 を活用したファイル管理手法
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Microsoft 365 環境でのファイル管理には SharePoint や OneDrive for Businessを利用します。 Microsoft Teams を使う場合でも Yammer を使う場合でもファイル格納場所は SharePoint が中心です。 また場合によっては Power Automate を組み合わせた処理の自動化も可能です。ただ、Teams や SharePoint , OneDrive for Business など様々なツールがある中で何をどういう目的で使い分けるといいのかを悩むことも少なくありません。 Power Automate を使った処理の自動化といっても具体的にどんなことができるのかを確認する時間もなかなか取れない という方も少なくないでしょう。
ファイル管理を行うとき立場は大きく分けると次の "ファイル作成者"、"ファイル閲覧者"、"ファイル管理の 全体の管理者" に分かれます。ファイル作成者の立場を考えると、ファイルを作成するということは、 多くの場合「情報を収集」⇒「情報の整理」⇒「情報の公開(権限管理も含む)」をするという作業の流れになるでしょう。 この時に重要なのはどのように公開すると必要な人に閲覧してもらえるかという点です。 また共有されたファイルを利用する閲覧者側は「いかに素早く欲しい情報にたどり着けるか」が重要です。 さらに管理者の観点では「ファイルのライフサイクル」を考え、不要になったファイルは速やかに削除する ことまで視野に入れておく必要があります。
この研修では各立場に立って、Microsoft 365 で提供されるファイル管理に利用できる様々な機能をどう使い分け、 またどう組み合わせるとよいのかを受講者からの質疑応答を踏まえながら説明していきます。
関連コース情報
Microsoft 365 上でのコンテンツ管理を行う上で機密データ保護や データのライフサイクル管理の機能を把握しておくことが重要です。「 Microsoft Purver コンプライアンス入門～Microsoft 365 ファイルおよびメール・チャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス～>」 では、Microsoft 365 が持つ基本的なコンプライアンス機能について学べます。 ファイル管理に携わる方は、こちらのコースも併せてご受講ください。
研修内容
- ファイル管理の基礎を学ぶ
- 組織内で管理されるファイルの種類
- 記録文書と一般文書
- e-文書法
- ドキュメント管理のライフサイクル
- ドキュメント管理の計画
- ファイル サーバーやメールを使ったファイル共有
- ファイルとWebページ
- ファイルの共有と発見
- 組織内で管理されるファイルの種類
- Microsoft 365 でのファイル管理に適したシステム構成を考える
- Microsoft 365 におけるチームワークとファイル共有
- OneDrive for BusinessとSharePointのみの構成パターン
- OneDrive for BusinessとTeams,Yammer,SharePoint を組み合わせた構成パターン
- ファイルの保存と公開方法を学ぶ
- SharePoint上でのファイル管理の基礎
- ドキュメント ライブラリの列の利用
- Power Automateを組み合わせたファイル管理
- コンテンツ タイプとコンテンツ タイプ ギャラリー
- [参考] SharePoint Syntex
- ドキュメントの検索
- 情報の保護
- Microsoft 365 上での機密データ保護の基礎
※新機能の登場などにより、内容の一部は予告なく変更することもあります。あらかじめご了承ください。