コースID : OH-365-202

Office 365を活用したファイル管理手法を学ぶワークショップ

ファイル管理のイメージ

Office 365 環境でのファイル管理には SharePoint Onlineや OneDrive for Businessを利用します。 Microsoft Teams を使う場合でも Yammer を使う場合でもファイル格納場所は SharePoint が中心です。 また場合によっては Microsoft Flow を組み合わせた処理の自動化も可能です。ただ、Teams や SharePoint , OneDrive など様々なツールがある中で何をどういう目的で使い分けるといいのかを悩むことも少なくありません。 Microsoft Flow を使った処理の自動化といっても具体的にどんなことができるのかを確認する時間もなかなか取れない という方も少なくないでしょう。

ファイル管理を行うとき立場は大きく分けると次の "ファイル作成者"、"ファイル閲覧者"、"ファイル管理の 全体の管理者" に分かれます。ファイル作成者の立場を考えると、ファイルを作成するということは、 多くの場合「情報を収集」⇒「情報の整理」⇒「情報の公開(権限管理も含む)」するという作業の流れになるでしょう。 この時に重要なのはどのように公開すると必要な人に閲覧してもらえるかという点です。 また共有されたファイルを利用する閲覧者側は「いかに素早く欲しい情報にたどり着けるか」が重要です。 さらに管理者の観点では「ファイルのライフサイクル」を考え、不要になったファイルは速やかに削除する ことまで視野に入れておく必要があります。

この研修では各立場に立って、Office 365 で提供されるファイル管理に利用できる様々な機能をどう使い分け、 またどう組み合わせるとよいのかを受講者からの質疑応答を踏まえながら説明していきます。

研修内容
  1. ファイル管理の基礎を学ぶ
    • 社内で管理されるファイルの種類
    • 一般文書と記録文書
    • ファイル管理のライフサイクル
    • ファイル管理の計画
  2. Office 365 でのファイル管理に適したシステム構成を考える
    • OneDrive for BusinessとSharePointのみの構成パターン
    • OneDrive for BusinessとTeams,Yammer,SharePoint を組み合わせた構成パターン
  3. ファイルの保存と公開方法を学ぶ
    • SharePoint クラシックUIとモダンUIの機能差
    • メタデータの活用
    • Microsoft Flow を組み合わせたファイル管理
  4. ファイルを見つけやすくする様々な手法を考える
    • SharePointサイト上でのリンク集の公開パターン
    • SharePoint/OneDriveの検索機能
    • (参考)チャットボットを使った対話的な検索
  5. ファイル管理
    • コンプライアンス対応機能
    • 情報漏洩防止(Rights Management)
    • 保持期限の設定

※新機能の登場などにより、内容の一部は予告なく変更することもあります。あらかじめご了承ください。

コース情報
前提条件
弊社オリジナル コースである次のコースを受講しているか、もしくは同等の知識があること。
対象製品
Office 365 (SharePoint Online)
実施日数と時間
1日 (10:00 - 17:30)
提供形態
講義 + ハンズオン(実機演習) 
オープンコース
定員 : 4名様まで | 参加費 : 70,000円 (税別 1名様当たり)
1社向け研修
1社向け研修でも承ります。詳しくはお問合せください。